Dokumentasi: Knowledge Management

Sebenarnya, Knowledge Management (KM) bukanlah hal yang baru. KM merupakan konsep lama tapi kemudian terkesan seperti baru mencuat karena memang KM sedikit-banyak dipengaruhi oleh kemajuan teknologi informasi. KM ini menjadi penting karena menjadi media untuk mendokumentasikan hasil pekerjaan atau riset.

Dalam melakukan riset misalnya, peneliti sebaiknya selalu mendokumentasikan setiap perkembangannya. Dan dokumentasi tersebut harus bisa diakses oleh yang berkepentingan terhadap riset tersebut. Tujuannya adalah memudahkan peneliti selanjutnya untuk meneruskan penelitian atau mengembangkan dari yang sudah ada.

Namun, yang lazim terjadi adalah orang jarang terbiasa dengan budaya pendokumentasian ini (dengan menulis). Biasanya, peneliti akan merekam sendiri alur kerjanya di dalam kepala (diingat), yang penting adalah hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Ini sama saja dengan orang yang membuat program, tapi malas untuk membuat algoritmanya (alur berpikir) terlebih dahulu.

Yang kasihan adalah peneliti selanjutnya atau siapapun yang membutuhkan referensi. Mereka akan kesulitan untuk menerjemahkan gagasan peneliti yang menjadi referensinya. Coba bayangkan, betapa sulitnya orang membaca program yang kompleks. Belum tentu bisa diterjemahkan, pasti ada beda persepsi. Tentu akan lebih mudah jika membaca algoritmanya. Alur berpikirnya juga bisa menjadi lebih runut.

Di tempat riset kami misalnya, setiap aktivitas yang dilakukan, kemudian hasilnya harus di-update ke portal web. Baik itu hasil rapat, progress report, diskusi, maupun programming.  Tujuannya agar peneliti lainnya bisa tetap mengikuti perkembangan, dan yang juga penting adalah agar tidak ada pekerjaan yang dilakukan secara berulang (untuk mengefisienkan waktu). KM ini begitu terasa jika orang lama digantikan oleh orang baru. KM ini membuat kita berjalan maju dan tidak memulai segalanya dari nol.

Sebenarnya, konsep KM ini sederhana saja, asal memenuhi syarat perlu tiga komponen berikut: people, place, dan content. Ada orang yang mendokumentasikan, ada tempat pendokumentasian, dan ada bahan yang didokumentasikan. Itu saja. Seterusnya, tinggal kembali ke budaya disiplin dan budaya menulis. Kehadiran teknologi informasi hanya sebagai alat saja (place). Peran peneliti ada di people dan content nya. Dengan demikian, sinergi dapat terus dilakukan meski tidak bertatap muka bahkan ketika di tempat tersebut banyak orang yang “hilir-mudik”—keluar-masuk—sekalipun.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s